Jak odmítat uchazeče slušně: vzory zpráv

Jak odmítat uchazeče slušně a proč se to vyplatí

Na každého přijatého zaměstnance připadá hromádka odmítnutých uchazečů. A právě na nich se pozná, jak firma doopravdy jedná s lidmi: přijatý kandidát si pochvaluje skoro každou firmu, odmítnutý si pamatuje přesně, jak jste se k němu zachovali. Většina firem přitom odmítá nejhorším možným způsobem: vůbec. Ticho, žádná odpověď, uchazeč se dohaduje sám.

Slušné odmítnutí přitom zabere pár minut a je to jedna z nejlevnějších investic do pověsti firmy, jaká existuje. Tenhle článek je krátký návod, jak na to, včetně vzorových formulací k převzetí.

Proč se to vyplatí

• Odmítnutí uchazeči se vracejí. Kdo dnes skončil druhý, může být za půl roku první volba, až se místo uvolní nebo přibude. Ale jen pokud jste ho neodradili. Slušně odmítnutý uchazeč se k vám přihlásí znovu; ignorovaný nikdy, a bývá to právě ten šikovný, který měl na výběr.
• Pověst se šíří rychleji než inzeráty. Zkušenost z výběrového řízení lidé vyprávějí známým a píšou do recenzí. V regionu nebo oboru, kde se lidi znají, se „tam se ani neozvou" roznese za sezónu. A dobrá pověst zaměstnavatele je levnější než jakákoli propagace inzerátů.
• Odmítnutí zákazníci. U firem se zákaznickou základnou je to přímočaré: odmítnutý uchazeč zůstává (nebo přestává být) vaším zákazníkem. Ignorace na reakci na inzerát umí stát víc než nábor.
• Je to fér. Uchazeč věnoval čas reakci, často i pohovoru, a čeká. Nejistota je pro lidi hledající práci to nejhorší; ukončit ji je slušnost, která nic nestojí.

Tři pravidla slušného odmítnutí

1. Odpovězte každému. I na reakce, které se na pozici vůbec nehodí. Stačí dvě věty; rozhoduje, že přišly.
2. Odpovězte rychle. Jakmile je rozhodnuto, pište. Držet odmítnuté „v záloze" bez vysvětlení je nefér; pokud zálohu opravdu chcete, napište to otevřeně (viz vzor níže).
3. Poděkujte a nezavírejte dveře. Konkrétní poděkování, jasné sdělení, případně nabídka do budoucna. Žádné sáhodlouhé omluvy ani výčet nedostatků.

K důvodům odmítnutí: zdvořilá obecná formulace („vybrali jsme kandidáta, jehož zkušenosti přesněji odpovídají pozici") úplně stačí a je bezpečná. Pokud zpětnou vazbu dáváte, držte se faktů vztažených k požadavkům pozice (chybějící průkaz, kratší praxe s konkrétním systémem), ne hodnocení osobnosti. A pozor: skutečný důvod nikdy nesmí být diskriminační; „hledali jsme někoho mladšího" je přiznání k přestupku, ne zpětná vazba.

Vzorové formulace k převzetí

Odmítnutí po prvním kole (bez pohovoru):

Dobrý den, paní Veselá, děkujeme za Vaši reakci na pozici skladnice. Pečlivě jsme ji prošli, ale rozhodli jsme se pokračovat s kandidáty, jejichž zkušenosti přesněji odpovídají požadavkům pozice. Přejeme hodně štěstí při hledání práce a budeme rádi, když naše nabídky budete sledovat i dál. Jan Novák, Novák a syn s.r.o.

Odmítnutí po pohovoru:

Dobrý den, pane Dvořáku, děkujeme, že jste si udělal čas na pohovor u nás v Přerově. Rozhodování bylo těsné, nakonec jsme ale vybrali kandidáta s delší praxí na CNC strojích Haas. Vaše zkušenosti nás zaujaly, a pokud byste souhlasil, rádi si Vaši reakci ponecháme pro případ, že by se u nás otevřelo další místo. Děkujeme a přejeme úspěšné hledání. Jan Novák, vedoucí výroby.

Odmítnutí s nabídkou jiné pozice:

Dobrý den, paní Horáková, na pozici účetní jsme vybrali jinou kandidátku. Vaše praxe s fakturací a objednávkami nás ale zaujala: od ledna budeme obsazovat pozici administrativní podpory a rádi bychom Vás k výběru přizvali. Dejte prosím vědět, jestli by Vás to zajímalo. Děkujeme za Váš čas, Petra Králová.

Všechny tři vzory mají společné: oslovení jménem, poděkování, jasný verdikt bez mlžení, žádné hodnocení osobnosti a otevřené dveře. Upravte si je po svém; důležitá je kostra, ne doslovné znění.

Čeho se vyvarovat

• Ticha. Nejhorší varianta, a nejrozšířenější.
• Mlžení a falešné naděje. „Ozveme se" bez termínu a bez ozvání je horší než jasné ne.
• Hodnocení osobnosti. „Nepůsobil jste dost průbojně" nikomu nepomůže a zbytečně zraňuje. Fakta k pozici ano, dojmy ne.
• Diskriminačních důvodů. Věk, rodina, zdraví: nesmí být důvodem, natož psaným.
• Kopie se špatným jménem. Hromadné odmítání šablonou je v pořádku, ale zkontrolujte jména a pozice. Odmítnutí adresované jinému člověku je dvojitá facka.

Rychlá kontrola vašeho procesu odmítání

• Dostane odpověď každý, kdo zareagoval, včetně zjevně nevhodných reakcí?
• Odcházejí odmítnutí do týdne od rozhodnutí?
• Obsahuje zpráva oslovení jménem, poděkování a jasný verdikt?
• Nabízíte uchazečům, kteří zaujali, ponechání kontaktu či jinou pozici?
• Neobsahují vaše formulace hodnocení osobnosti ani diskriminační důvody?
• Dodrželi jste termín, který jste na pohovoru slíbili?

---

Slušné odmítnutí je pár minut práce a dlouhodobě jedna z nejvýnosnějších věcí, kterou pro svou pověst zaměstnavatele můžete udělat: z odmítnutých dnes dělá uchazeče zítra. A protože každé odmítnutí je zároveň signál, že nábor běží dál, hodí se mít kde vybírat: aktuální profily uchazečů a poptávky práce najdete na LovecPráce.cz.