Back office specialista (m/ž)

Hledáme nového kolegu/kolegyni, který/á dokáže vytvořit pevnou půdu pro to, aby tým Evropského hlavního města kultury mohl fungovat naplno.

České Budějovice budou v roce 2028 Evropským hlavním městem kultury. Připravujeme více než 60 kulturních, vzdělávacích a komunitních projektů ve spolupráci s desítkami partnerů z České republiky i zahraničí.

Do našeho týmu hledáme Back Office Specialistu/ku, který/á nám pomůže vytvářet zázemí, v němž se ostatní mohou soustředit na svou práci. Člověka, který má rád, když věci fungují, umí si všimnout, co je potřeba zařídit, a nezalekne se situace, kdy je jeden den potřeba připravit občerstvení na důležitou poradu a druhý vyřešit nefungující internet v rezidenčním bytě.

Předchozí zkušenost na podobné pozici pro nás není podmínkou. Důležitější je spolehlivost, samostatnost, chuť učit se a přirozená ochota pomáhat ostatním. Hledáme zkrátka někoho, na koho se náš tým bude moci spolehnout.

Co budete mít na starosti:

• zajištění back-office agendy a administrativní podporu jednotlivých týmů,
• každodenní organizační a provozní zajištění kanceláří,
• správu agendy kancelářských prostor a rezidenčních bytů včetně rezervačních kalendářů a koordinace pobytů,
• komunikaci s pronajímateli, dodavateli a externími poskytovateli služeb,
• koordinaci úklidu, odvozu odpadu, internetového připojení a dalších provozních služeb,
• zajišťování kancelářského, provozního, IT a dalšího potřebného materiálu,
• přípravu porad a pracovních setkání – od rezervace prostor a technického zajištění až po občerstvení a zápis,
• evidenci a průběžné řešení provozních požadavků,
• spolupráci s jednotlivými částmi organizace podle jejich aktuálních administrativních a provozních potřeb,
• operativní řešení toho, co zkrátka přinese každodenní chod organizace.

Koho hledáme:

Nemusíte mít x let zkušeností z obdobné pozice. Mnohem důležitější pro nás je způsob, jakým k práci přistupujete.

Budeme si rozumět, pokud:

• jste spolehlivý/á a zodpovědný/á – když se na něčem domluvíme, můžeme počítat s tím, že se to stane,
• umíte si zorganizovat práci a hlídat více věcí současně,
• jste samostatný/á a dokážete si poradit i s požadavkem, se kterým jste se ještě nesetkal/a,
• máte přirozeně proaktivní přístup – všimnete si, že něco nefunguje, a začnete hledat řešení,
• komunikujete příjemně a věcně s kolegy i externími partnery,
• baví vás vytvářet prostředí, ve kterém se ostatním dobře pracuje,
• zvládáte běžnou práci na počítači a jste otevřený/á učit se používat další nástroje,
• máte smysl pro pořádek, systém a detail, ale neztratíte se ani v rychlejším provozu,
• domluvíte se anglicky alespoň v běžných praktických situacích – jsme mezinárodní projekt a budete se potkávat i se zahraničními hosty a partnery.

Výhodou, nikoli podmínkou, je předchozí zkušenost s administrativou, office managementem, produkcí, provozem nebo zákaznickým servisem.

Co nabízíme:

• možnost být přímo u příprav Evropského hlavního města kultury 2028 a vidět, jak jeden z největších kulturních projektů v Česku vzniká zevnitř,
• práci v prostředí, kde se potkává kultura, veřejný prostor, vzdělávání, komunita i mezinárodní spolupráce,
• kontakt a spolupráci s českými i zahraničními umělci, kulturními institucemi a partnerskými organizacemi,
• různorodou práci, při které získáte zkušenosti s fungováním velkého kulturního projektu,
• prostor učit se nové věci a postupně si v roli osvojit větší samostatnost,
• profesní vzdělávání podle potřeb pozice,
• osobní i týmovou supervizi,
• 25 dní dovolené a 6 sick days ročně,
• možnost částečné práce z domova,
• MultiSport kartu,
• pracovní poměr na plný úvazek na dobu určitou do 31. 12. 2028,
• nástup ideálně ihned nebo dle dohody

Podrobnosti o pozici

• Rozsah práce: 40 h/týden
• Směnnost: Jednosměnný provoz
• Minimální vzdělání: ÚSV s maturitou
• Nástup: 1. 11. 2026